Eine Datenmigration ist die unspektakulärste und heikelste Phase eines CRM-Projekts. Sie ist schlecht sichtbar, schwer zu korrigieren und entscheidet darüber, ob Ihr Team dem neuen System vertraut. Diese Punkte sollten vor jedem Import geklärt sein.
Vor dem Export
- Dublettenlage klären. Wie viele Kontakte existieren doppelt? Unter 5 Prozent räumen Sie nach dem Import auf, darüber vorher.
- Pflichtfelder festlegen. Welche Felder müssen gefüllt sein, damit ein Datensatz überhaupt nützlich ist? Alles andere ist optional – und bleibt es.
- Zuständigkeiten prüfen. Zu jedem Datensatz gehört ein Besitzer. Datensätze ohne Besitzer werden nach der Migration von niemandem gepflegt.
- Rechtsgrundlage prüfen. Für welche Kontakte liegt eine Grundlage für die weitere Verarbeitung vor? Eine Migration ist der richtige Moment, Altbestände auszusortieren.
Die Reihenfolge
Pipedrive verknüpft Datensätze über Referenzen, deshalb ist die Importreihenfolge nicht beliebig:
- Organisationen
- Personen, verknüpft mit Organisationen
- Offene Deals, verknüpft mit Personen und Organisationen
- Aktivitäten und Notizen
- Abgeschlossene Historie – optional und zuletzt
Importieren Sie jede Stufe zuerst mit zwanzig Testdatensätzen. Fehler in der Feldzuordnung fallen so in Minuten auf statt nach 8.000 Zeilen.
Was Sie zurücklassen sollten
Der Reflex, "alles mitzunehmen", ist der häufigste Fehler. Nicht mitwandern sollten in der Regel:
- Kontakte ohne Interaktion in den letzten drei Jahren
- Deals, die seit über einem Jahr in derselben Phase stehen
- Freitextfelder, deren Inhalt niemand mehr interpretieren kann
- Felder, die nur einen einzigen Wert enthalten
Nach dem Import
Prüfen Sie nicht die Gesamtzahl, sondern Stichproben: zehn Datensätze pro Objekttyp, vollständig durchgesehen. Und lassen Sie die Prüfung von den Personen machen, die später mit den Daten arbeiten – nicht von der Person, die den Import ausgeführt hat.
Wenn Sie an dieser Stelle unsicher sind, sprechen wir gern vorab über Ihren Datenbestand. Eine Stunde Vorbereitung erspart schnell einen Tag Nacharbeit.
