Die meisten CRM-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an der Einführung. Ein Tool wird lizenziert, alle Felder werden angelegt – und drei Monate später pflegt das Team seine Deals weiterhin in einer Tabelle. Deshalb strukturieren wir eine Einführung in vier klar abgegrenzte Schritte, jeder mit einem produktiv nutzbaren Ergebnis am Ende.
Wie lange ein Schritt dauert, hängt von Ihren Prozessen, Ihrer Datenlage und der Größe des Teams ab: Erste Teams arbeiten oft schon nach wenigen Tagen produktiv, umfangreichere Einführungen mit Migrationen und Integrationen brauchen entsprechend mehr Zeit.
Schritt 1: Prozess vor Konfiguration
Bevor irgendetwas eingerichtet wird, zeichnen wir Ihren realen Vertriebsprozess auf. Nicht den, der im Handbuch steht, sondern den, der tatsächlich gelebt wird.
- Welche Phasen durchläuft eine Anfrage von der ersten Mail bis zum Auftrag?
- An welchen Stellen entscheidet sich, ob es weitergeht?
- Welche Informationen brauchen Sie an welcher Stelle wirklich?
Daraus entsteht die Sales Pipeline – meist mit weniger Phasen, als das Team zunächst vermutet. Fünf bis sieben sind fast immer genug.
Schritt 2: Datenmigration und Grundkonfiguration
Jetzt wird eingerichtet: Pipeline, Felder, Nutzerrollen. Parallel läuft die Migration der Bestandsdaten. Der wichtigste Grundsatz dabei: Es kommt nur mit, was gepflegt ist. Ein CRM, das mit 8.000 halbleeren Kontakten startet, verliert das Vertrauen des Teams sofort.
Eine sinnvolle Reihenfolge: Organisationen, dann Kontakte, dann offene Deals. Abgeschlossene Historie kommt zuletzt – oder gar nicht.
Schritt 3: Automatisierung und Integrationen
Erst wenn der Prozess steht, lohnt sich Automatisierung. Sonst automatisieren Sie einen Ablauf, den Sie zwei Wochen später wieder ändern. Typische erste Schritte:
- Automatische Aktivität beim Wechsel in eine neue Phase
- E-Mail-Synchronisation für das gesamte Team
- Anbindung des Kontaktformulars als Web-to-Lead
Schritt 4: Schulung im echten System
Geschult wird am Ende, nicht am Anfang – und mit echten Daten. Ein Team, das seine eigenen Deals im System sieht, lernt in zwei Stunden mehr als in einem ganztägigen Workshop mit Demodaten.
Danach beginnt die eigentliche Arbeit: beobachten, nachjustieren, Felder wieder entfernen, die niemand ausfüllt. Ein CRM ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein System, das mit Ihrem Vertrieb mitwächst.
